Une société pharmaceutique améliore l’efficacité de son équipe de vente grâce à un logiciel d’optimisation des plannings sur mesure

Résumé

Challenge

Une multinationale pharmaceutique était confrontée à un processus de planification de personnel fastidieux, qui impactait la productivité de ses commerciaux. La difficulté à organiser les déplacements et visites des commerciaux les empêchait d’atteindre certains objectifs de vente clés. L’objectif de cette entreprise était d’optimiser la planification de son personnel, en particulier pour ses commerciaux évoluant en Amérique du Sud. L’objectif de cette entreprise était d’optimiser la planification de son personnel, en particulier pour ses commerciaux évoluant en Amérique du Sud.

Solution

Pour atteindre ses objectifs commerciaux avec un retour sur investissement rapide, l’entreprise a choisi de déployer un système d’aide à la décision au moyen de la plateforme avancée d’optimisation des effectifs de DecisionBrain. Cette plateforme modulaire et hautement configurable a permis de développer facilement un système adapté à l’entreprise. Celle-ci a ainsi pu définir les meilleurs horaires et itinéraires que les commerciaux suivent chaque jour pour maximiser la productivité, répondre aux exigences en matière de fréquence des visites et réduire le temps qu’ils consacrent à la prise de rendez-vous.

Résultats

• 20% d’augmentation du nombre de visites par jour
• Réduction de 10 % de la distance parcourue
• Réduction du temps que les responsables du personnel passent à définir les emplois du temps

Pourquoi les responsables des ventes avaient-ils tant de mal à créer et à gérer leur planning hebdomadaire de rendez-vous ?

Dans l’équipe d’Amérique du Sud de cette entreprise, chaque commercial est responsable d’un secteur de 200 à 300 clients, dont des médecins, des pharmacies et des hôpitaux. La plupart du temps, les commerciaux se déplacent chez les clients ; quelques rendez-vous sont aussi pris par téléphone.

Avant de faire appel à DecisionBrain, chaque commercial était chargé de planifier manuellement ses rendez-vous, en tenant compte de nombreux éléments comme le respect des fréquences de visites et la priorisation de certains clients, et de définir ses trajets en fonction des durées des rendez-vous, des temps de déplacements et de stationnement, ainsi que de la disponibilité des clients. Cette planification manuelle était non seulement longue, mais également non-optimale en termes de distance parcourue et de nombre de clients visités. Il était impératif que l’entreprise trouve une solution qui lui permette d’accroître l’efficacité de son personnel commercial de terrain.

La planification manuelle telle que réalisée dans ce contexte était fastidieuse et empêchait les commerciaux de se consacrer à leur mission première : la relation client. En particulier, les trajets définis étaient longs, sans permettre de visiter de nombreux clients ni de s’assurer facilement du suivi fréquent de la relation client . Il était impératif pour cette entreprise de trouver un moyen d’améliorer l’efficacité de son équipe commerciale.

Pourquoi ont-ils choisi une solution semi-personnalisée de DecisionBrain ?

L’entreprise aurait pu choisir parmi les nombreux systèmes d’optimisation des services de terrain disponibles sur le marché, y compris ceux des fournisseurs de logiciels de CRM. Cependant, certains besoins spécifiques auraient nécessité une adaptation, comme l’intégration de la planification tactique (trimestrielle/mensuelle) à la planification opérationnelle ou l’alternance de visites et des rendez-vous téléphoniques. La multinationale était consciente que les personnalisations sont risquées et coûteuses et qu’elles peuvent entrainer un manque de flexibilité ainsi que d’autres problèmes par la suite.

Plutôt que de choisir une solution logicielle entièrement personnalisée, l’entreprise a sollicité DecisionBrain, pour mettre en oeuvre une solution semi-personnalisée d’optimisation de la planification de personnel. La large proposition de DecisionBrain, en termes de bibliothèques et de modules disponibles sur leur plateforme d’optimisation de personnel, a permis le développement d’une solution adaptée et intéressante à un coût relativement faible. A partir de la plateforme, l’équipe déployée pour ce projet a pu se concentrer sur les besoins propres de l’entreprise, en particulier sur ses objectifs et indicateurs de performance, ses contraintes, ainsi que ses flux de travail et l’intégration des données.

L’optimisation mathématique résout les problèmes d’ordonnancement les plus complexes

Le moteur d’optimisation est un composant clé de la plateforme de DecisionBrain. Dans les situations où la planification ou la programmation est cruciale pour les objectifs commerciaux d’une entreprise, les systèmes basés sur l’optimisation mathématique sont une référence. En effet, ils permettent de considérer simultanément les besoins, les désirs et les contraintes des différentes parties prenantes et de passer rapidement en revue des millions de solutions possibles. Par exemple, un commercial peut viser certains objectifs concernant le nombre et la fréquence des réunions tout en respectant les créneaux de disponibilité des médecins, mais il peut aussi souhaiter être chez lui avant 17 heures ce jeudi.

Les utilisateurs peuvent interagir avec le moteur d’optimisation pour effectuer des ajustements et voir immédiatement l’impact sur les indicateurs clés de performance qui les intéressent. Le système peut également effectuer des ajustements automatiques, par exemple, si un médecin annule sa visite à la dernière minute – le système peut proposer d’autres clients dans le secteur qu’il doit visiter.

Définir les bons KPIs

Une partie essentielle du projet a concerné une analyse, conjointe avec l’entreprise, des KPIs pertinents dans leur contexte et des objectifs liés à ces KPIs. Ces KPIs mesurent la qualité des solutions proposées, par rapport aux besoin de l’entreprise de :

• Atteindre les objectifs de fréquence et du nombre de visites, tant virtuelles que physiques
• Minimiser la distance et le temps de déplacement
• Diminuer le nombre de réunions en retard ou manquées
• Équilibrer la tâche quotidienne et hebdomadaire

DecisionBrain a ensuite configuré les modules de planification tactique et d’optimisation des routes opérationnelles pour atteindre la qualité nécessaire pour chacun de ces KPIs. Les plannings, les horaires et les recommandations d’itinéraires ont pris en compte des paramètres tels que :

• Les dernières données sur le statut du client et l’historique des réunions pour créer le prochain plan mensuel ou le programme quotidien
• La distance et le temps de trajet entre les visites
• Les heures de disponibilité du client pour les visites
• La fréquence, la durée et la priorité des visites
• La nécessité de modifier la durée par défaut d’une visite en fonction des besoins du client
• Les rendez-vous pré-arrangés
• La nécessité d’ajouter des visites d’urgence et de reprogrammer en cas d’annulation de dernière minute
• Les créneaux horaires de congé et de déplacement des commerciaux
• Les visites pendant les voyages d’affaires
• Le temps de stationnement

Augmentation de 20% du nombre de réunions par commercial

La mise en œuvre de DecisionBrain a permis à l’entreprise d’améliorer de 20 % le nombre de rendez-vous par commercial, ce qui constitue l’un des principaux facteurs de réussite. La satisfaction des commerciaux a aussi progressé grâce à la réduction de 10 % de leur temps de déplacement et à la suppression de l’obligation d’élaborer et d’ajuster manuellement leurs plans.

En savoir plus sur la façon dont DecisionBrain peut vous aider à optimiser la gestion de votre personnel et à améliorer votre productivité.