Partie 1 : Cataloguer les compétences et les activités professionnelles des employés

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Comment utiliser des techniques avancées de planification et d'ordonnancement pour satisfaire les employés et les clients tout en fonctionnant de manière efficace et rentable ?

Les données sont à la base de toute bonne décision, de tout bon plan ou de toute bonne programmation. C'est pourquoi l'un des aspects les plus critiques de tout projet d'optimisation des effectifs est la collecte et la préparation des données. Dans cette première section de notre guide, intitulée Cataloguer les compétences et les activités professionnelles des employés, nous passons en revue certains des éléments de données clés qui doivent être préparés.

Pourquoi est-il nécessaire de cataloguer les compétences et les activités professionnelles des employés ?

L'objectif premier de l'optimisation des effectifs est de faire correspondre l'offre de main-d'œuvre (capacité) à la demande de travail tout en atteignant les objectifs de l'entreprise, tels que la réduction des sureffectifs et des sous-effectifs. C'est ce que l'on appelle souvent la planification de la capacité.

Voici quelques exemples de captures d'écran d'applications qui illustrent certaines façons dont la capacité et la charge de travail peuvent être affichées et comparées :

Figure 1 : Graphique montrant la capacité totale de la main-d'œuvre par compétence

Figure 2 : Le graphique montre la charge de travail en pourcentage de la capacité

Dans l'exemple suivant, vous pouvez voir que, pour chaque jour de la semaine, la capacité totale de la main-d'œuvre (la ligne bleue) dépasse généralement la demande, sauf le samedi, où la capacité est faible.

Screenshot of potential workforce capacity by skill

Figure 3 : Capacité de travail par jour, ventilée par type, superposée à la demande

Qu'est-ce qu'un catalogue de compétences ou une taxonomie ?

Un système d'optimisation des effectifs doit avoir accès à un catalogue complet et détaillé ou à un "dictionnaire de données" de toutes les informations pertinentes sur la capacité des effectifs (combien de travailleurs avec quelles compétences sont disponibles), la demande de travail (quelle quantité de quel type de travail est nécessaire) et d'autres données connexes - telles que le type d'actif ou le type de service, ce qui peut être pertinent pour une société de services.

La plupart des organisations disposent d'un ensemble normalisé de rôles professionnels et de compétences associées à chacun d'entre eux. Les profils professionnels sont ainsi formalisés. Par exemple, la correspondance entre les rôles professionnels et les compétences peut se présenter comme suit :

Figure 4 : Exemple d'une partie d'une taxonomie de compétences

Pour les organisations dont les employés fournissent un ou plusieurs services aux clients, les compétences peuvent être mises en correspondance avec des "services" qui peuvent être regroupés de différentes manières. Par exemple, voici une hiérarchie à trois niveaux dans laquelle les services sont regroupés en groupes, qui se transforment en lignes de services :

Figure 5 : Exemple de taxonomie des niveaux de service

Il est maintenant clair que notre catalogue de données sur les compétences et les emplois comprend des relations et des hiérarchies entre les éléments de données. Ce type de catalogue est donc plus communément appelé taxonomie ou parfois ontologie. Voici une autre façon de représenter les relations entre les champs de la taxonomie ci-dessus :

Figure 6 : Organigramme de la taxonomie des services et des compétences

Télécharger le modèle de catalogue de compétences

Qu'en est-il des actifs ?

Dans certains secteurs, le travail des employés est lié à des actifs. Les techniciens en réparation d'appareils électroménagers ou les ingénieurs en systèmes de télécommunications en sont deux exemples. Les organisations qui assument ces fonctions disposent généralement d'un système de gestion des actifs de l'entreprise ou d'une base de données dans laquelle sont stockées les informations relatives à ces actifs. Les données au niveau des actifs sont souvent appelées taxonomie des actifs.

Le système d'optimisation de la main-d'œuvre devra intégrer ces données afin de faire correspondre correctement les ingénieurs ou les techniciens avec les équipements ou les groupes d'actifs sur lesquels ils peuvent travailler.

Qu'en est-il du personnel ?

SÀ l'instar du système de gestion des actifs mentionné ci-dessus, de nombreuses organisations disposent également de systèmes de gestion des ressources humaines (RH) ou de gestion des effectifs dans lesquels sont stockées et gérées les données relatives à tous les employés de l'organisation. Le système d'optimisation des effectifs devra également intégrer ces données afin de faire correspondre les employés avec leurs compétences et leurs fonctions respectives. Le système d'optimisation des effectifs doit également comprendre les préférences et les contraintes de travail de chaque employé, les congés, les taux de rémunération et d'autres informations de ce type qui ont un impact sur la manière dont ils sont planifiés et programmés.

Intégration des données - La plomberie nécessaire

L'un des aspects les plus critiques et parfois les plus longs d'un projet de mise en œuvre de l'optimisation des effectifs est l'intégration de toutes les données. En effet, pour la plupart des cas d'utilisation de l'optimisation des effectifs, les données nécessaires ne se trouvent pas à un seul endroit, et certaines d'entre elles peuvent même ne pas exister, comme les rôles professionnels et les données relatives aux compétences.

Figure 7 : Illustration des composants d'une plate-forme de données

Bien que l'intégration des données soit un vaste sujet en soi, nous tenons à souligner qu'il existe plusieurs approches différentes, dont la plupart ne prennent que quelques jours ou semaines à mettre en place.

Commencez à créer votre taxonomie dès aujourd'hui

La création d'un catalogue et d'une taxonomie de compétences et d'activités professionnelles est essentielle à la mise en œuvre de toute initiative fondée sur des données visant à améliorer l'efficacité du personnel et à prendre les bonnes décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Pour vous aider à créer votre propre catalogue, nous avons créé un modèle de catalogue de compétences rapide dans Microsoft Excel que vous pouvez utiliser pour faire le premier pas sur la voie de l'optimisation des effectifs.

Télécharger le modèle de catalogue de compétences

Les prochains articles de cette série sur l'optimisation des effectifs seront les suivants :
Introduction à notre série l'optimisation des effectifs
Partie 2 : L'étalonnage des mesures de performance
Partie 3 Gérer l'incertitude avec les prévisions et la planification des capacités
Partie 4 Planification opérationnelle
Partie 5 Planification tactique
Partie 6 Planification stratégique

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À propos de l'auteur
Giulia Burchi est analyste commerciale senior chez DecisionBrain. Elle possède une vaste expérience dans la fourniture de solutions avancées de planification, d'ordonnancement et d'optimisation de la main-d'œuvre à des organisations dotées d'équipes importantes ou distribuées. Elle est titulaire d'une maîtrise en génie industriel de l'Université de Bologne en Italie.