Partie 6 : Planification stratégique - Le guide complet de l'optimisation des effectifs

Bienvenue dans ce sixième et dernier article de notre série sur l’optimisation de la main-d’œuvre. Dans les articles précédents de cette série, nous avons appris à :

• 1. Créer un catalogue des compétences des employés et des types de tâches afin de disposer d’un langage commun pour parler de la capacité de la main-d’œuvre et de la demande de travail.
• 2. Les taux de performance des activités de référence pour les différents types de tâches afin de déterminer la capacité des effectifs nécessaires pour accomplir une quantité de travail donnée.
• 3. Gérer l’incertitude avec les prévisions et la planification des capacités en tant qu’intrants pour nos activités d’optimisation de la main-d’œuvre.
  4. Optimiser la planification opérationnelle des employés, et
• 5. Optimiser la planification tactique des employés

Pourquoi discuter de la planification stratégique des effectifs en dernier lieu ?

Dans un monde idéal, l’optimisation de la planification stratégique intervient en premier, avant la planification tactique et l’ordonnancement opérationnel. Il y a plusieurs raisons à cela. L’une d’entre elles est qu’aucune planification tactique ou opérationnelle ne peut compenser le fait que la taille, la structure ou la combinaison de compétences de la main-d’œuvre n’est pas la bonne, des variables qui sont définies lors de la planification stratégique. Une autre raison est que les changements stratégiques peuvent avoir un impact sur la façon dont la planification tactique et l’ordonnancement sont réalisés, de sorte que l’optimisation des processus dans l’ordre suggéré minimisera l’effort total de mise en œuvre du projet en réduisant les reprises.

Alors pourquoi cet article est-il le dernier ? Nous avons modifié l’ordre de nos articles pour nous aligner sur ce que nos clients nous demandent souvent. Comme nous l’avons mentionné dans la partie 4, la planification opérationnelle est généralement abordée en premier car c’est là que la douleur quotidienne est la plus aiguë. Cependant, nous conseillons de commencer par la planification stratégique avant la planification tactique ou la planification lorsque cela est possible.

Qu’est-ce que la planification stratégique des effectifs / la planification des capacités ?

La planification stratégique des effectifs, parfois appelée planification de la capacité des ressources, consiste à adopter une vision à long terme de la meilleure façon de constituer et de structurer les effectifs afin que l’entreprise puisse atteindre ses objectifs à court et à long terme tout en fonctionnant de manière efficace, prévisible et harmonieuse. Elle permet également de trouver un juste équilibre entre les objectifs de satisfaction des clients, les préférences des salariés et les objectifs financiers. D’autres objectifs, tels que des objectifs sociaux ou environnementaux, peuvent également être pris en compte.

À un niveau élevé, la planification stratégique des effectifs s’attache à répondre à des questions telles que :

• Quelle est la bonne taille de l’effectif ? Le nombre de personnes et les rôles professionnels.
• Quelle est la bonne configuration des effectifs ? La combinaison requise de compétences et de structures de groupe/d’équipe pour répondre aux besoins d’aujourd’hui et de demain.
• Quels seront les coûts ? Afin d’atteindre les objectifs de niveau de service de l’entreprise, que devra-t-elle budgéter, ou quels seront les compromis entre les coûts et les niveaux de service ?

Les activités de planification stratégique des effectifs sont généralement réalisées chaque année ou à chaque fois qu’un changement important intervient dans les activités ou les services, par exemple en cas de perte d’un contrat ou à la suite d’une fusion ou d’une acquisition. Elle peut également être appliquée au cours du processus d’appel d’offres pour un nouveau contrat afin de garantir une réponse optimale à l’appel d’offres.

Lorsqu’elle est bien menée, la planification stratégique permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs à court et à long terme tout en fonctionnant de manière efficace, prévisible et harmonieuse.

Quelles sont les questions spécifiques auxquelles répond la planification stratégique des effectifs ?

La planification stratégique des effectifs est une expression un peu fourre-tout qui englobe de nombreux aspects de la gestion des effectifs sur lesquels nous ne nous attarderons pas dans cet article, car ils sont généralement gérés par les départements des ressources humaines (RH) et ne sont pas résolus par des techniques d’optimisation. Il s’agit notamment de la gestion des talents, de la planification des successions et des relations de travail. Cet article se concentre plutôt sur l’aspect opérationnel de la planification stratégique des effectifs. Plus précisément, nous nous attachons à répondre à des questions telles que :

• Conception des effectifs – Combien d’employés sont nécessaires ? Comment les équipes et les listes doivent-elles être structurées ? Quelles sont les compétences en demande qui font défaut ? Dans quelle mesure la formation croisée pourrait-elle atténuer le problème ? Des travailleurs temporaires sont-ils nécessaires pour faire face à la saisonnalité ?
• Conception du poste de travail ou du territoire – Quelle doit être la taille du territoire de chaque employé mobile ? Quelle mesure doit être utilisée pour dimensionner les territoires ? Comment les lignes du territoire doivent-elles être tracées avec précision (voir la figure 1 ci-dessous) ? Quel est le bon équilibre entre le temps de déplacement et le temps de service ? Quelle partie de la demande doit être satisfaite par quelle équipe/employé ?
• Portée de la sous-traitance – Quel serait l’impact de la sous-traitance d’une partie de la charge de travail par rapport au développement des compétences nécessaires en interne ? De quelle zone géographique et de quelles compétences les sous-traitants devraient-ils être responsables ?
• Évolution progressive de la demande – Quel serait l’impact de la prise en charge de certaines tâches supplémentaires, comme l’extension de la portée des contrats existants ou l’obtention de nouveaux contrats ? Comment restructurer au mieux la main-d’œuvre pour faire face à la perte d’un contrat ?

Figure 1 : Conception optimisée du territoire

Comment parvenir à une optimisation stratégique de la main-d’œuvre

Les techniques d’optimisation mathématique sont bien adaptées aux problèmes de planification stratégique des effectifs. En effet, le nombre d’aménagements possibles du territoire, de configurations des effectifs, de structures d’équipes, etc. peut être de l’ordre de plusieurs millions, voire plus. Les algorithmes d’optimisation mathématique sont conçus pour emprunter des chemins intelligents dans l’univers des possibilités, guidés par la connaissance des objectifs et des contraintes, et pour parvenir rapidement à une solution optimale ou au moins « très bonne ». D’autres techniques, telles que les règles de gestion ou les simulations, par exemple, prennent en compte un nombre nettement inférieur de possibilités de solutions parce que leur exécution prendrait beaucoup trop de temps avec les mêmes paramètres.

Voici quelques caractéristiques importantes à prendre en compte lors de la recherche d’un système d’optimisation stratégique des effectifs – dont beaucoup sont similaires à celles mentionnées dans notre article sur l’optimisation de la planification des effectifs:

1. Planification et prévision de la demande – permet de prévoir et de modéliser avec précision les différentes possibilités de demande de travail sur un horizon de 1 à 3 ans.
2. Gestion des ressources – capacité à gérer ou au moins à intégrer un catalogue détaillé de travailleurs, de compétences, de rôles, etc.
3. Gestion des scénarios – permet au planificateur de tester et de comparer différents plans possibles.
4. Gestion des indicateurs de performance clés – va de pair avec la gestion des scénarios, les indicateurs de performance clés sont essentiels pour évaluer l’adéquation des plans sur la base d’indicateurs tels que le coût, le niveau de service, l’équité, l’impact sur l’environnement, etc.
5. Tableaux de bord exécutifs et interactifs – favorisent l’intégration avec d’autres outils d’analyse et de veille stratégique et permettent d’exporter facilement des données, éventuellement en offrant une certaine interactivité, comme la sélection d’une zone sur une carte.
6. Espaces de travail basés sur les rôles – permettent aux planificateurs et aux dirigeants d’accéder aux données et aux fonctionnalités appropriées à leur rôle.
7. Moteur d’optimisation mathématique – Inclusion d’un « solveur » ou moteur d’optimisation réputé dans l’outil. Il suffit de demander : « Quel solveur d’optimisation intégrez-vous dans votre solution ? » Le fournisseur devrait répondre par quelque chose comme IBM CPLEX, FICO Xpress ou Gurobi. S’il parle de « règles » et d’ »heuristiques » ou ne précise pas les solveurs qu’il intègre, sachez que le niveau d’ »optimisation » et la flexibilité des facteurs que le système peut prendre en compte seront très limités.
8. Soutenir la planification tactique et la programmation opérationnelle – À quoi sert un bon plan stratégique si vous ne pouvez pas l’exécuter efficacement ? C’est pourquoi il est si important de pouvoir effectuer une planification tactique sur la base du plan stratégique, puis d’utiliser le plan tactique pour alimenter le système de planification opérationnelle.

Figure 2 : Exemple de tableau de bord de la direction avec des indicateurs clés de performance

En suivant les méthodes décrites dans ce guide en six parties, même en période de défis et d’incertitudes, votre organisation peut optimiser ses effectifs à l’échelle mondiale et surpasser la concurrence.

Les prochains articles de cette série sur l’optimisation des effectifs seront les suivants :
Introduction à notre série l’optimisation des effectifs
Partie 1 : Cataloguer les compétences et les activités professionnelles des employés
Partie 2 : L’étalonnage des mesures de performance
Partie 3 Gérer l’incertitude avec les prévisions et la planification des capacités
Partie 4 Planification opérationnelle
Partie 5 Planification tactique

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