7 Stratégies Efficaces pour Optimiser sa Main-d’Oeuvre en Évitant les Licenciements

« Optimisation de la main-d’œuvre » peut parfois sembler négatif – souvent associé aux licenciements – mais cette perception est erronée. Optimiser sa main-d’œuvre signifie en réalité utiliser son personnel de manière alignée avec les différents objectifs stratégiques de l’entreprise. Et c’est là que cela devient à la fois passionnant et complexe. En effet, les objectifs peuvent être contradictoires. Par exemple, comment planifier votre main-d’œuvre pour offrir un excellent service client tout en réduisant les coûts, en répartissant le travail de manière équitable et, dans la mesure du possible, en tenant compte des préférences des employés ?

Voici 7 stratégies concrètes pour optimiser votre main-d’œuvre :

1.Planifiez à Long Terme

De nombreuses organisations se concentrent avant tout sur l’amélioration des horaires, mais cela ne suffit pas si vous n’avez pas la bonne combinaison de compétences en place et au bon moment. Assurez-vous de disposer des compétences nécessaires au bon moment pour répondre à la demande anticipée. C’est ce qu’on appelle la planification stratégique, avec des méthodes éprouvées pour y parvenir. Certaines des meilleures techniques reposent sur l’optimisation mathématique ; vous trouverez plus de détails dans le Chapitre 6 de notre Guide Complet sur l’Optimisation de la Main-d’Oeuvre.

2. Améliorez Vos Prévisions

La planification et la gestion des horaires deviennent quasiment irréalisables sans des prévisions solides. Concentrez-vous sur l’amélioration progressive de vos méthodes de prévision. Il existe deux types de prévisions sur lesquels se concentrer :

• Demande de main-d’œuvre – le nombre de membres du personnel requis, répartis par compétences et par jour/shift/temps.
• Capacité de la main-d’œuvre –la disponibilité du personnel à un moment donné, en prenant en compte les congés, la formation et des modèles historiques tels que les maladies ou les absences imprévues.

Les deux prévisions sont tout aussi importantes, donc continuez à les affiner.

Chez DecisionBrain, nous sommes spécialisés dans la planification de la demande et la prévision, en utilisant à la fois des méthodes simples et des méthodes avancées d’IA.

3. Formez Votre Équipe de Manière Polyvalente

Imaginons que vous dirigez un centre de don de sang employant à la fois du personnel administratif (par exemple, des historiens médicaux) et des phlébotomistes. Si vous avez du mal à recruter suffisamment de phlébotomistes, vous pourriez former une partie du personnel administratif pour effectuer des tâches de base de phlébotomie en cas de besoin. Cette approche nécessite un certain temps pour que les employés atteignent une maîtrise adéquate, donc ce n’est pas une solution rapide, mais elle peut être une solution à long terme qui améliore aussi la satisfaction des employés. La formation polyvalente rend votre équipe plus flexible et donne au personnel de nouvelles compétences, augmentant ainsi leur valeur pour l’organisation. De plus, vous pouvez planifier et organiser cette formation de manière intelligente (voir 6. ci-dessous).

Chez DecisionBrain, nous pouvons vous aider avec une étude rapide de vos données historiques de demande et de planification pour identifier les meilleures opportunités de formation polyvalente.

4. Abandonnez les Horaires Fixes

De nombreuses entreprises utilisent un nombre limité de plages horaires prédéfinies, mais que faire si votre demande est irrégulière au cours de la journée ou de la semaine ? Et si vous avez du mal à trouver des personnes prêtes à travailler en horaires traditionnels, mais que certaines sont prêtes à travailler si leurs préférences sont prises en compte ? Passer à un modèle d’horaires plus flexible ou dynamique peut aider à répondre à une demande fluctuante. Bien que cela nécessite des outils et des systèmes plus avancés, comme ceux que nous mettons en place chez DecisionBrain, des entreprises comme Amazon ont publiquement parlé des avantages significatifs de cette approche, qu’elles utilisent pour leurs livreurs.

5. Offrez aux Employés des Options en Libre-Service

De nombreuses applications mobiles permettent désormais aux employés d’échanger ou de se porter volontaires pour des shifts, similaire à ce qui se fait dans l’industrie aérienne depuis des années. Mettre en œuvre ce type de technologie, avec des incitations pour les employés qui acceptent de couvrir les shifts que d’autres ne peuvent pas assumer, peut réduire significativement les absences et améliorer la couverture des shifts. Vous donnez ainsi à votre main-d’œuvre le contrôle de ses horaires tout en assurant un meilleur niveau de personnel grâce à la couverture volontaire des shifts.

6. Optimisez Votre Plan à Moyen Terme

La planification à moyen terme est plus granulaire que la planification stratégique. Vous pouvez planifier sur un horizon de 6 à 12 mois et créer un plan de main-d’œuvre à l’échelle journalière ou hebdomadaire, dans lequel vous définissez combien d’employés (catégorisés par rôle ou compétence) devraient être planifiés. À ce niveau, vous n’identifiez pas de personnes spécifiques. Le plan est élaboré en fonction d’une combinaison de la demande de travail prévue et de la capacité de la main-d’œuvre. C’est également le meilleur moment pour planifier les congés ou les formations.

7. Optimisez la Planification à Court Terme & les Ajustements en Temps Réel

La planification est l’une des parties les plus difficiles de l’optimisation de la main-d’œuvre, mais elle devient plus facile si vous avez déjà réalisé les étapes précédentes. C’est là que vous assignez des individus à des shifts spécifiques pour les jours ou semaines à venir. Pour les entreprises qui prennent des rendez-vous, cela peut également impliquer d’optimiser le nombre et les types de rendez-vous disponibles. Enfin, c’est aussi à ce moment que vous ajustez les horaires en réponse aux imprévus de dernière minute, comme un employé qui appelle malade ou une commande urgente à inclure dans le programme.

Chez DecisionBrain, nous nous spécialisons dans des systèmes alimentés par l’optimisation mathématique pour traiter tous ces cas d’utilisation. Si vous souhaitez discuter de vos besoins en matière d’optimisation de la main-d’œuvre, n’hésitez pas à nous contacter !